Cuánto Cuesta Automatizar una Gestoría (Ejemplos de ROI Real)

“¿Cuánto cuesta automatizar mi gestoría?”

Esta es la pregunta que más nos hacen. Y la respuesta depende de cuánto te cuesta no automatizar.

En este artículo te explico el precio real de automatizar, cómo calcular tu ROI exacto y 5 casos reales con números. Sin marketing. Solo datos.

Cuánto Te Cuesta NO Automatizar

Antes de calcular el ROI, necesitas saber cuánto te cuesta seguir haciendo las cosas manualmente.

Ejemplo Real: Gestoría con 200 Facturas/Mes

Tiempo por factura: 3-5 minutos (extracción, verificación, registro)

Cálculo:

• 200 facturas × 4 minutos = 800 minutos
• 800 minutos = 13,3 horas/mes
• Coste hora administrativo: 30€
• Coste mensual: 400€
• Coste anual: 4.800€

Pero hay más costes ocultos:

Coste de Errores

• Tasa de error manual: 5-10% de facturas
• Facturas con error: 10-20 facturas/mes
• Tiempo corrección: 10 min por error
• Coste mensual: 75€
• Coste anual: 900€

Coste de Oportunidad

El tiempo que dedicas a registrar facturas no lo puedes dedicar a:

• Asesoramiento estratégico
• Captar nuevos clientes
• Mejorar procesos
• Formar al equipo

Valor estimado: 200-500€/mes

Coste Total Anual (Sin Automatización)

Para una gestoría con 200 facturas/mes:

• Tiempo manual: 4.800€/año
• Errores: 900€/año
• Oportunidad perdida: 2.400€/año
• Total: 8.100€/año

Esto es lo que te cuesta no automatizar.

Opciones de Automatización (Y Sus Costes)

Antes de calcular ROI, necesitas conocer las opciones disponibles. Aquí tienes una comparativa rápida:

Opción	Setup Inicial	Coste Mensual	Precisión	Ideal Para
Automatización Completa	1.500-3.000€	300-800€	95%+	Mayoría de gestorías
Automatización Básica	500-1.000€	100-200€ + 50-100€ mantenimiento	80-85%	Presupuesto limitado
Desarrollo Propio	5.000-15.000€	100-300€ infraestructura + 500-1.000€ mantenimiento	Variable	Equipo técnico interno

Opción 1: Automatización Completa (Recomendada)

Qué incluye:

• OCR con IA para extraer datos (como OCR para facturas)
• Clasificación automática
• Validación y registro en tu ERP
• Integraciones con A3, Sage, Holded
• Dashboard para monitorear
• Soporte técnico incluido

Costes:

• Setup inicial: 1.500-3.000€ (una vez)
• Mensualidad: 300-800€/mes (depende del volumen)
• Mantenimiento: Incluido

Ventajas:

• ✅ Alta precisión (95%+)
• ✅ Funciona con cualquier formato
• ✅ Escalable
• ✅ Sin mantenimiento técnico

Ideal para: La mayoría de gestorías que quieren resultados desde el primer día.

Opción 2: Automatización Básica

Qué incluye:

• OCR básico
• Extracción de datos
• Registro asistido (mejorado pero no 100% automático)

Costes:

• Setup inicial: 500-1.000€
• Mensualidad: 100-200€/mes
• Mantenimiento: 50-100€/mes

Ventajas:

• ✅ Precio más bajo
• ✅ Mejora significativa vs manual

Desventajas:

• ⚠️ Menor precisión (80-85%)
• ⚠️ Requiere más intervención manual

Ideal para: Gestorías pequeñas con presupuesto limitado.

Opción 3: Desarrollo Propio

Qué incluye:

• Desarrollo interno o freelance
• Infraestructura propia
• Mantenimiento propio

Costes:

• Desarrollo inicial: 5.000-15.000€
• Mensualidad infraestructura: 100-300€/mes
• Mantenimiento: 500-1.000€/mes (tiempo del equipo)

Ventajas:

• ✅ Control total
• ✅ Personalización completa

Desventajas:

• ⚠️ Coste inicial muy alto
• ⚠️ Requiere expertise técnico
• ⚠️ Mantenimiento continuo
• ⚠️ Alto riesgo de fracaso

Ideal para: Solo si tienes equipo técnico interno y presupuesto alto.

Cómo Lo Hacemos en BiViNJi

En BiViNJi seguimos el enfoque de automatización completa, pero con algunas diferencias clave:

Nuestro enfoque:

1. Diagnóstico personalizado: Analizamos tu volumen, procesos actuales y costes reales antes de recomendar.
2. Acompañamiento durante el setup: No te dejamos solo. Configuramos todo contigo en 1-2 semanas.
3. Honestidad sobre cuándo NO automatizar: Si tienes menos de 100 facturas/mes, te decimos claramente que no compensa.

Por qué recomendamos o no automatizar:

• ✅ Sí automatizar si: 200+ facturas/mes, errores frecuentes, planeas crecer
• ⚠️ Considerar si: 100-200 facturas/mes, proceso manual funciona bien
• ❌ No automatizar si: <100 facturas/mes, presupuesto muy limitado

Nuestro posicionamiento “Boost Value, No Jargon”:

Antes: “Implementamos una solución de automatización inteligente que optimiza tus procesos mediante tecnologías avanzadas de OCR y machine learning…”

Después (cómo lo decimos nosotros): “3 días al mes para facturas → 3 horas. Más tiempo para asesorar a tus mejores clientes. Sin tecnicismos, solo resultados.”

ROI Real: 5 Casos con Números

Supuestos usados en todos los casos:

• Coste hora: 30€/hora (simplificado para comparar fácilmente)
• Precisión automatización: 95%
• Umbral mínimo recomendado: 200+ facturas/mes

Infografía: Evolución del ROI en la automatización. La inversión inicial tiene ROI negativo, pero tras el punto de equilibrio (año 1) el ROI se vuelve positivo y creciente a partir del año 2.

Caso 1: Gestoría Pequeña (100 Facturas/Mes)

Situación inicial:

• 100 facturas/mes
• 6 horas/mes en registro
• Coste: 180€/mes = 2.160€/año

Solución:

• Automatización completa
• Setup: 1.500€
• Mensualidad: 300€/mes

Resultados:

• 95% automático
• Tiempo ahorrado: 5,7h/mes = 171€/mes
• ROI mensual: 171€ - 300€ = -129€/mes

Traducción: Esta gestoría pierde 129€/mes con la automatización completa. No es rentable todavía.

Conclusión: Para esta gestoría, la automatización completa no es rentable. Mejor opción básica o esperar a crecer.

Caso 2: Gestoría Mediana (300 Facturas/Mes)

Situación inicial:

• 300 facturas/mes
• 20 horas/mes en registro
• Coste: 600€/mes = 7.200€/año

Solución:

• Automatización completa
• Setup: 2.000€
• Mensualidad: 500€/mes

Resultados:

• 95% automático
• Tiempo ahorrado: 19h/mes = 570€/mes
• ROI mensual: 570€ - 500€ = +70€/mes
• Amortización: Mes 3

Traducción: Esta gestoría gana 70€/mes desde el mes 3. Ahorra 19 horas/mes que puede dedicar a asesoramiento estratégico.

Traducción: Esta gestoría gana 70€/mes desde el mes 3. Ahorra 19 horas/mes que puede dedicar a asesoramiento estratégico.

Conclusión: ROI positivo desde el mes 3. Muy rentable.

Caso 3: Gestoría Mediana-Grande (500 Facturas/Mes)

Situación inicial:

• 500 facturas/mes
• 33 horas/mes en registro
• Coste: 990€/mes = 11.880€/año

Solución:

• Automatización completa
• Setup: 2.500€
• Mensualidad: 700€/mes

Resultados:

• 95% automático
• Tiempo ahorrado: 31,4h/mes = 942€/mes
• ROI mensual: 942€ - 700€ = +242€/mes
• Amortización: Mes 1

Traducción: Esta gestoría gana 242€/mes desde el primer mes. Ahorra 31 horas/mes, equivalentes a casi una jornada completa a la semana.

Conclusión: ROI muy positivo desde el mes 1. Excelente inversión.

Testimonio:

“Llegábamos a fin de mes con facturas acumuladas de 3 días. Ahora se procesan solas. Ganamos tiempo y dinero desde el primer mes.”

Gestoría Contable López (Valladolid) - 500 facturas/mes

Caso 4: Gestoría Grande (1.000 Facturas/Mes)

Situación inicial:

• 1.000 facturas/mes
• 67 horas/mes en registro
• Coste: 2.010€/mes = 24.120€/año
• Necesitaba contratar: 1 persona (2.000€/mes)

Solución:

• Automatización completa
• Setup: 3.000€
• Mensualidad: 800€/mes

Resultados:

• 95% automático
• Tiempo ahorrado: 63,7h/mes = 1.911€/mes
• Evitó contratar: 1 persona = 2.000€/mes ahorrados
• ROI total: (1.911€ + 2.000€) - 800€ = +3.111€/mes
• ROI año 1: +34.332€

Traducción: Esta gestoría gana 3.111€/mes. La automatización evitó tener que contratar una persona adicional. Ahorran 64 horas/mes.

Testimonio:

“Estábamos a punto de contratar una persona más solo para facturas. Con la automatización evitamos esa contratación y además ahorramos tiempo. El ROI fue inmediato.”

Asesoría Fiscal Martínez (Madrid) - 1.000 facturas/mes

Conclusión: ROI excepcional. La automatización evitó una contratación.

Caso 5: Gestoría con Múltiples Procesos

Situación inicial:

• 400 facturas/mes
• Notificaciones AEAT: 50/mes
• Altas laborales: 20/mes
• Total: 35 horas/mes = 1.050€/mes

Solución:

• Automatización completa (facturas + notificaciones + altas)
• Setup: 3.500€
• Mensualidad: 900€/mes

Resultados:

• 95% procesos automáticos
• Tiempo ahorrado: 33,3h/mes = 999€/mes
• ROI mensual: 999€ - 900€ = +99€/mes
• Amortización: Mes 4

Traducción: Esta gestoría gana 99€/mes desde el mes 4. Ahorra 33 horas/mes en procesos administrativos, ganando tiempo para asesoramiento fiscal estratégico.

Conclusión: ROI positivo desde el mes 4. Rentable, especialmente considerando la mejora en calidad.

Tabla Resumen: ROI por Volumen de Facturas

Facturas/Mes	Horas Ahorradas/Mes	Coste Mensual	Ahorro Mensual	ROI Mensual	Mes Amortización
100	5,7h	300€	171€	-129€	No rentable
200	12,7h	400€	381€	-19€	No rentable
300	19h	500€	570€	+70€	Mes 3
500	31,4h	700€	942€	+242€	Mes 1
1.000	63,7h	800€	1.911€	+1.111€	Mes 1

Nota: Costes basados en automatización completa con setup incluido. ROI asume coste hora de 30€.

Cómo Calcular tu ROI

Fórmula simple:

ROI = (Tiempo ahorrado × Coste hora) - Coste automatización

Ejemplo:

• 300 facturas/mes
• 4 min/factura = 20h/mes
• Coste hora: 30€
• Tiempo ahorrado: 19h/mes (95% automatización)
• Ahorro: 19h × 30€ = 570€/mes
• Coste: 500€/mes
• ROI: 570€ - 500€ = +70€/mes

Tabla: Volumen de Facturas vs ROI Estimado

Facturas/Mes	Tiempo Actual	Ahorro Mensual (95% auto)	Coste Auto/Mes	ROI Mensual
100	6h	171€	300€	-129€ ❌
200	13h	381€	400€	-19€ ⚠️
300	20h	570€	500€	+70€ ✅
400	27h	760€	600€	+160€ ✅
500	33h	942€	700€	+242€ ✅
1.000	67h	1.911€	800€	+1.111€ ✅

Basado en: 4 min/factura, 30€/hora, automatización 95%, costes estándar mercado.

Factores Adicionales de ROI

1. Reducción de Errores

• Sin automatización: 5-10% errores
• Con automatización: <1% errores
• Ahorro: 4-9% menos tiempo en correcciones

2. Escalabilidad

• Puedes crecer sin contratar
• Procesar 2x facturas con el mismo equipo
• Valor: Difícil de cuantificar pero muy alto

3. Satisfacción del Cliente

• Respuesta más rápida
• Menos errores
• Mejor servicio
• Valor: Retención de clientes, referencias

4. Enfoque Estratégico

• Más tiempo para asesoramiento de alto valor
• Mejora de procesos
• Innovación
• Valor: Transformacional

Cuándo Tiene Sentido Automatizar

✅ Automatizar si:

1. Volumen: 200+ facturas/mes
2. Tiempo actual: 10+ horas/mes en registro
3. Crecimiento: Planeas crecer en los próximos 12 meses
4. Errores: Tienes problemas frecuentes con errores
5. Presupuesto: Puedes invertir 300-800€/mes

⚠️ Considerar cuidadosamente si:

1. Volumen: 100-200 facturas/mes (evaluar opción básica)
2. Tiempo actual: 5-10 horas/mes
3. Estabilidad: No planeas crecer
4. Presupuesto: Muy limitado

❌ No automatizar si:

1. Volumen: <100 facturas/mes
2. Tiempo actual: <5 horas/mes
3. Presupuesto: No puedes asumir 200€/mes mínimo

Conclusión

El ROI de automatizar depende principalmente de:

1. Volumen de facturas: Más volumen = mejor ROI
2. Coste de tiempo actual: Mayor coste = mejor ROI
3. Tipo de automatización: Completa vs básica

Regla general:

• 200-300 facturas/mes: ROI positivo desde mes 3-4
• 300-500 facturas/mes: ROI positivo desde mes 1-2
• 500+ facturas/mes: ROI muy positivo, puede evitar contrataciones

Mi recomendación: Si procesas 200+ facturas/mes, la automatización suele ser rentable. Si procesas 300+ facturas/mes, es casi siempre una excelente inversión.

¿Quieres calcular el ROI específico para tu gestoría?

Próximos pasos:

1. Usa la calculadora de arriba para estimar tu ROI
2. Ver cómo automatizamos una gestoría como la tuya paso a paso
3. Solicita un diagnóstico gratuito - Calculamos contigo en 15 minutos si te compensa automatizar según tu volumen y costes actuales (sin compromiso)

Preguntas Frecuentes

¿Cuánto cuesta automatizar 200 facturas/mes?

Para 200 facturas/mes, el coste típico es:

• Setup inicial: 1.500-2.000€ (una vez)
• Mensualidad: 400€/mes
• Total año 1: ~6.300€

El ROI suele ser ligeramente negativo o neutro el primer año, pero positivo desde el año 2 si el volumen crece. Si tienes exactamente 200 facturas/mes de forma estable, la automatización completa puede no ser la mejor opción. Considera opción básica o espera a crecer.

¿Qué pasa si tengo menos de 100 facturas/mes?

Por debajo de 100 facturas/mes, la automatización completa no recomendamos automatizar porque el coste mensual (300€) supera el ahorro de tiempo.

Alternativas:

• Mantener proceso manual si funciona bien
• Considerar opción básica (100-200€/mes) si tienes presupuesto
• Esperar a crecer antes de automatizar

La regla general: menos de 100 facturas/mes = automatización no rentable.

¿Hay permanencia o compromiso de permanencia?

En BiViNJi no hay permanencia mínima. Puedes cancelar cuando quieras.

Cómo funciona:

• Setup inicial se paga una vez (1.500-3.000€ según volumen)
• Si continúas con el servicio, descontamos el 100% del setup en la facturación mensual
• Si cancelas antes de amortizar el setup, solo pierdes la diferencia

Ejemplo: Si pagas 2.000€ de setup y cancelas a los 3 meses (habiendo pagado 1.500€ de mensualidad), has amortizado 1.500€ del setup. No hay penalización adicional.

¿El ROI mejora con el tiempo?

Sí, el ROI mejora con el tiempo por varios factores:

1. Amortización del setup: El setup se amortiza en los primeros meses
2. Mejora de precisión: La IA aprende y mejora con el tiempo
3. Escalabilidad: Si creces, el mismo coste procesa más facturas
4. Reducción de errores: Menos tiempo en correcciones

Ejemplo real: Una gestoría que empieza con 300 facturas/mes (ROI +70€/mes) y crece a 400 facturas/mes en 6 meses, pasa a tener ROI de +160€/mes sin aumentar costes proporcionalmente.